Umzug eines Photovoltaikunternehmens
- gabrielaaziz
- vor 2 Tagen
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Alle, die schon einmal umgezogen sind, wissen, wie stressig ein Umzug sein kann. Bei einem Firmenumzug ist der organisatorische Aufwand noch grösser, da neben Möbeln und Material auch der laufende Geschäftsbetrieb berücksichtigt werden muss. In diesem Beitrag zeigen wir, worauf bei einem Umzug eines Photovoltaikunternehmens zu achten ist und wie unser Umzug von Birrhard nach Lupfig abgelaufen ist.
Was gehört alles zur Planung des Umzugs eines Photovoltaikunternehmens dazu?
Verschiedene Punkte sind zu beachten:
Termine
Wir mussten alle relevanten Termine frühzeitig festlegen und koordinieren. Dazu gehörten einerseits die Termine für den eigentlichen Umzug, also beispielsweise, wann welche Abteilung umzieht. Bei uns erfolgte der Umzug gestaffelt, sodass nicht alle Abteilungen am selben Tag den Standort wechselten. Die Materialien vom Bau wurden schrittweise nach Lupfig transportiert und dort eingelagert.
Andererseits waren auch die Übergabetermine der Räumlichkeiten, die Fristen für die Kündigung des bestehenden Mietvertrags sowie der Termin für die Unterzeichnung des neuen Mietvertrags von grosser Bedeutung. Zusätzlich musste der Transport von grösseren Gegenständen, beispielsweise der Container, die auf unserem Kiesplatz gelagert wurden, sorgfältig geplant werden.
Transportmittel
Für den Transport von Tischen, Stühlen, Solarpanels und Gerüstteilen wurden die firmeneigenen Sprinter eingesetzt. Für den Transport der Container kamen Lastwagen zum Einsatz. Da die Container nicht von Hand verladen werden konnten, wurden zusätzlich Kräne für das Auf- und Abladen benötigt. Sämtliche Transportmittel mussten im Voraus organisiert und am Umzugstag rechtzeitig verfügbar sein, damit der Umzug reibungslos durchgeführt werden konnte.
Personen
Ein weiterer wichtiger Punkt war die klare Festlegung der Zuständigkeiten und Koordination der Mitarbeitenden. Es musste im Voraus geregelt werden, wer für welche Aufgaben verantwortlich war und wer welche Gegenstände transportierte. Eine eindeutige Aufgabenverteilung trug dazu bei, den Umzug effizient, ohne Unklarheiten und mit den eigenen Teams durchzuführen.
Packen
Damit alle Gegenstände sicher transportiert werden konnten, mussten sie sorgfältig verpackt werden, sodass während des Transports möglichst keine Schäden entstanden. Dafür war es notwendig, ausreichend Verpackungsmaterial sowie genügend Kartons und weitere Transportbehälter zu organisieren. Alle Gegenstände mussten sicher und platzsparend verstaut werden, damit sie problemlos transportiert werden konnten.
Wie läuft so ein Umzug eines PV-Unternehmens ab?
Nachdem alle Vorbereitungen abgeschlossen und die Organisation geregelt war, konnte der eigentliche Umzug beginnen.
Am bisherigen Standort in Birrhard lagerten wir viele Materialien wie Solarpanels, Gerüstteile und weiteres Equipment auf einem grossen Kiesplatz. Dort befanden sich auch fünf Container. Für deren Verladung wurden Kräne benötigt. Bevor die Container transportiert werden konnten, mussten sie jedoch vollständig ausgeräumt werden. Das Material wurde in Kunststoff Palettenboxen umgeladen, um den Transport zu erleichtern. Dieser Prozess dauerte mehrere Tage und erforderte von allen Beteiligten, insbesondere vom Logistiker, den Projektleitern sowie den Montage- und Gerüstbauteams, ausserordentliches Engagement.
Im Büro galt das Prinzip: Alles, was dem Unternehmen gehörte, musste mitgenommen werden. Die Mitarbeitenden nahmen ihre Monitore selbst mit nach Hause und brachten sie am darauffolgenden Montag direkt ins neue Büro. Gegenstände, die nicht mehr benötigt wurden, wurden entsorgt. Alle übrigen Materialien und Arbeitsutensilien wurden in Kartons verpackt. Für das Geschirr wurde besonders viel Verpackungsmaterial benötigt, um Transportschäden zu vermeiden.
Beim Packen der Kartons war darauf zu achten, dass diese nicht zu schwer wurden, da sie vom zweiten Stock zu den Sprintern getragen werden mussten. Ausserdem wurden alle Kartons sorgfältig beschriftet, damit sie am neuen Standort direkt der richtigen Abteilung beziehungsweise dem richtigen Büro zugeordnet werden konnten.
Am Umzugstag begannen wir früh am Morgen. Die Tische wurden demontiert, die Treppe hinuntergetragen und zusammen mit den übrigen Möbeln und Kartons in die Sprinter verladen. Anschliessend wurde alles nach Lupfig transportiert. Das Ziel war, die neuen Büroräumlichkeiten möglichst schnell einzurichten, damit der Arbeitsalltag nur geringfügig beeinträchtigt wurde.
Während des Einzugs kam es jedoch zu einer Verzögerung, da es Probleme mit der Telefonkabine gab. Trotzdem halfen alle Mitarbeitenden mit, die Möbel und Kartons auszuladen und in die vorgesehenen Räume zu bringen. Anschliessend wurden die Büros eingerichtet. Da die neue Küche zu diesem Zeitpunkt noch nicht eingebaut war, musste vorübergehend improvisiert werden. Ein Teil des Materials blieb deshalb bis zur Fertigstellung der Küche in den Kartons und wurde vorerst eingelagert.
Vor und nach dem Umzug mussten zudem verschiedene administrative Aufgaben erledigt werden. Besonders wichtig war die offizielle Adressänderung. Die neue Geschäftsadresse musste sowohl den Kunden, Kundinnen und Partnern als auch den Mitarbeitenden mitgeteilt sowie bei offiziellen Stellen aktualisiert werden. Dazu gehörten unter anderem die Gemeinde, die Bank, das Handelsregisteramt und die Versicherungen. Darüber hinaus musste die neue Adresse auf der Unternehmenswebsite sowie auf sämtlichen weiteren Kommunikationsmitteln und Dokumenten angepasst werden, was auf Grund von technischen Problemen nicht alles rechtzeitig umgesetzt werden konnte.
Normaler Arbeitsalltag trotz Umzug - geht das?
Grundsätzlich ja – zumindest mit guter Planung. Dank der sorgfältigen Vorbereitung konnte der Arbeitsalltag trotz des Umzugs weitgehend ohne grössere Unterbrüche weitergeführt werden. Lediglich während etwa eines halben Tages konnte im Büro den gewohnten Tätigkeiten nicht nachgegangen werden, da die Mitarbeitenden zunächst ihre neuen Arbeitsplätze einrichten mussten.
Dennoch war die Zeit rund um den Umzug anspruchsvoll. Neben den täglichen Aufgaben mussten gleichzeitig Kartons gepackt, Materialien sortiert/aussortiert und Vorbereitungen für den Umzug getroffen werden. Dies führte zu einer zusätzlichen Belastung der Mitarbeitenden. Erschwerend kam hinzu, dass einige Arbeitsmaterialien wie Dokumenten-Mappen und Tassen bereits eingepackt waren und deshalb nicht mehr jederzeit zur Verfügung standen.
Eine besondere Herausforderung stellte der Umzugstag des Büros selbst dar. Vor allem am Morgen waren alle Mitarbeitenden damit beschäftigt, Möbel aufzubauen, Kartons auszupacken und ihre Arbeitsplätze einzurichten. Dadurch war es schwieriger als gewohnt, den Telefondienst sicherzustellen. Dank der guten Organisation konnten diese Einschränkungen jedoch auf ein Minimum reduziert werden, sodass der normale Geschäftsbetrieb bereits nach kurzer Zeit wieder aufgenommen werden konnte.
Im Bereich Bau und Lager erstreckten sich die Herausforderung über einen längeren Zeitraum. Das Verpacken der Materialien erforderte zusätzlichen Aufwand, wodurch diese nicht immer in der gewohnten Verfügbarkeit bereitstanden. Um die Teams für die laufenden Baustellen effizient zu versorgen, wurden benötigte Materialien teilweise neu bestellt und direkt bereitgestellt. Dadurch entfiel das zeitaufwendige Zusammensuchen der Materialien und die PV-Projekte konnten reibungslos umgesetzt werden.
Ein Vorteil des neuen Standorts sind die erweiterten überdachten Lagerflächen. Empfindliche Materialien können besser gelagert und zuverlässig vor Witterungseinflüssen geschützt werden.
Fazit – Umzug gelungen
Trotz einiger Herausforderungen verlief der Umzug erfolgreich. Dank der sorgfältigen Planung und Organisation konnten die Büromöbel, Materialien und Container grösstenteils reibungslos an den neuen Standort transportiert werden. Aus dem Umzug konnten wir zudem wertvolle Erfahrungen mitnehmen. Inzwischen haben wir uns gut an unserem neuen Standort eingelebt und den Arbeitsalltag wieder aufgenommen.
Ein besonderer Dank gilt allen Mitarbeitenden für ihren Einsatz und ihr Verständnis für die zusätzliche Belastung sowie unserem Projektleiter, der den Umzug sorgfältig geplant und organisiert hat und damit für einen weitgehend reibungslosen Ablauf gesorgt hat.
Wir freuen uns auf die kommenden Herausforderungen und die neuen Möglichkeiten an unserem neuen Standort.
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